5 Bí Quyết Quản Lý Công Nợ Cho Các Cửa Hàng Bán Lẻ

Ju Nguyen

Tháng Tư 28, 2019

Kinh doanh cửa hàng bán lẻ như thế nào để đem lại lợi nhuận cao? Bí quyết nào giúp quản lý công nợ đối với cửa hàng bán lẻ? Dưới đây là top 5 bí quyết quản lý công nợ cho các cửa hàng bán lẻ mà bạn cần học tập nếu muốn quản lý hiệu quả.

Khái niệm về công nợ

Xem thêm: Giải pháp sử dụng phần mềm quản lý khách sạn hiệu quả

Công nợ được định nghĩa là các khoản phải thu từ khách hàng hoặc các khoản phải trả nhà cung cấp. Tùy theo bản chất của mỗi khoản mà phân thành 2 loại là: công nợ phải thu và công nợ phải trả.

Công nợ phải thu phát sinh khi doanh nghiệp bán hàng hóa hoặc cung cấp các sản phẩm, dịch vụ cho khách hàng. Khi đó khách hàng sẽ có nghĩa vụ phải thanh toán giá trị hàng hóa, sản phẩm, dịch vụ.

Công nợ phải trả phát sinh khi doanh nghiệp mua hàng hóa, dịch vụ của cá nhân, tổ chức khác. Thực tế cho thấy, đại bộ phận người làm kinh doanh đều cho rằng công nợ phải trả thực chất chỉ phát sinh khi có thêm yếu tố là mua/bán chịu mà thôi. Còn trong trường hợp mua thanh toán ngay cũng không được gọi là công nợ. Tuy nhiên đối với kế toán viên thì có nhiều đơn vị vẫn hạch toán công nợ như thường. Tuy nhiên lưu ý ở ngày phát sinh cũng là ngày thanh toán toàn bộ số công nợ đó

Các bước quản lý công nợ trong bán lẻ

Bước 1: Thiết lập bộ phận chuyên môn quản lý chặt chẽ công nợ, soạn thảo một chính sách chi trả rõ ràng. Mục đích hạn chế tối đa những vấn đề phát sinh ngo

ài tầm kiểm soát, yêu cầu khách hàng ký thỏa thuận, yêu cầu về việc thanh toán. Cam kết phải thực hiện theo đúng thời hạn, quy định trong hợp đồng. Nêu rõ mức phạt trong trường hợp khách hàng phải chịu nếu vi phạm quy định thanh toán.

Bước 2: Thiết lập một quy trình quản lý công nợ phải thu chuẩn của công ty. Bám sát các mục tiêu: Xác định rõ cá nhân nào sẽ chịu trách nhiệm làm việc với các khách hàng; Quy định rõ thời gian nhắc nhở khách hàng, cách thức có thể là gửi thư Email, gọi điện trực tiếp. Các cá nhân cần phải có ý thức trách nhiệm với việc quản lý thu hồi công nợ.

Bước 3: Gửi hóa đơn đến khách hàng bằng hình thức nhanh nhất để rút ngắn được quá trình thu hồi. Trong hóa đơn cần phải thể hiện cụ thể thời gian tối đa khách hàng cần chi trả công nợ. Cụm “chi trả trong vòng 30 ngày” sẽ kém khẳng định hơn cụm “hạn chót vào ngày 30/11”.

Bước 4: Nhắc nhở, thúc giục khách hàng về việc thanh toán nếu chậm kỳ hạn. Có nhiều trường hợp khách hàng, có thể việc gửi email hoặc văn bản đề nghị thanh toán là không có tác dụng. Chúng ta cần yêu cầu hẹn gặp trực tiếp để trao đổi cụ thể. Cần phải có những yêu cầu cụ thể để khách hàng không thể thoái thác.

Tham khảo: 5 sai lầm nghiêm trọng cần tránh khi kinh doanh online

Bí quyết quản lý công nợ trong bán lẻ

Quản lý công nợ theo từng hóa đơn và theo hạn thanh toán

Đối với cách quản lý chi tiết về công nợ này doanh nghiệp bắt buộc phải có các biểu mẫu sau:

+ Báo cáo tuổi nợ của các hóa đơn

+ Bảng kê các hóa đơn đến hạn thanh toán

Khi doanh nghiệp theo dõi công nợ theo hóa đơn thì trên thực tế có thể xảy ra những tình huống bất lợi, khó lường trước. Nếu doanh nghiệp của bạn sử dụng phần mềm kế toán thì phần mềm phải cho phép chỉ số tiền tạm ứng cho hóa đơn khi nhận được sau đó.

Quản lý công nợ chi tiết theo từng hợp đồng mua

Một đặc thù của việc ký hợp đồng là mỗi hợp đồng có thể có nhiều giai đoạn thanh toán, theo tiến độ và khối lượng thực hiện. Vì vậy để quản lý công nợ hiệu quả bạn cần phải:

+ Xây dựng chính sách mua hàng, bán hàng

+ Xây dựng nhân sự có khả năng thương thuyết tốt, khéo léo trong việc đàm phán về công nợ đối với khách hàng

Doanh nghiệp phải có công cụ theo dõi quản lý thu chi công nợ một cách hiệu quả

Phân loại nhóm khách hàng, người bán hàng để quản lý công nợ hiệu quả

Xây dựng và lập các báo cáo phân tích quản trị, khách hàng nợ quá hạn, đến hạn,… để thường xuyên giám sát biến động công nợ

Trên đây là một số phương pháp được xây dựng để theo dõi công nợ phải trả dành cho doanh nghiệp. Tuy nhiên để quản lý công nợ một cách hiệu quả hơn bạn nên sử dụng phần mềm quản lý công nợ. Phần mềm sẽ quản lý chi tiết tuổi nợ theo từng đơn hàng, hợp đồng, khách hàng giúp kế toán chủ động thu hồi công nợ

5 lưu ý để  quản lý công nợ một cách hiệu quả:

–         Có công cụ theo dõi công nợ phải thu, công nợ phải trả một cách chuyên nghiệp.

–         Xây dựng chính sách bán hàng sớm và rõ ràng.

–         Xây dựng hệ thống đánh giá tín nhiệm, phân loại khách hàng.

–         Có đội ngũ nhân sự chuyên trách: Theo dõi, đánh giá, lập báo cáo định  kỳ (hàng tuần/tháng) về tình hình công nợ của doanh nghiệp.

–         Có nhân sự có kỹ năng giao tiếp và kinh nghiệm để phối hợp với các bộ phận liên quan và đẩy nhanh tiến độ thu hồi công nợ nhanh nhất có thể.

Hy vọng bài viết đã đem đến cho bạn những kinh nghiệm hữu ích trong quản lý kinh doanh. Chúc bạn thành công!