3 loại báo cáo quản lý bán hàng cơ bản bạn cần quan tâm

Ju Nguyen

Tháng Một 31, 2019

Trong quy trình bán hàng nhiều người xem nhẹ khâu báo cáo, thường chỉ làm qua loa, ích chăm chú để tạo thành một hệ thống nhất giữa nhiều mục. Đặc biệt với những cửa hàng kinh doanh với quy mô nhỏ, số lượng hàng hóa nhập xuất vào kho và số giao dịch mỗi tháng không nhiều thì chủ shop lại càng có tâm lý lơ là, coi nhẹ việc này. Trong khí đó, báo cáo được xem là yếu tố quan trọng, cung cấp các số liệu thực tế và toàn diện về tính hình kinh doanh từ quá khứ đến hiện tại từ đó có thể đưa ra cái nhìn tổng quan kịp thời đưa ra biện pháp xử lý hay các hoạt động chương trình trong tương lai, giúp quản lý cửa hàng tốt hơn. Chính vì thế với bài viết này chúng tôi đưa ra 3 loại báo cáo quản lý bán hàng cơ bản mà bạn buộc phải nắm rõ và làm thật cẩn thận.

Báo cáo bán hàng

Đây là phần báo cáo tổng hợp lại tất cả tình hình bán hàng trong hệ thống của cửa hàng bạn từ báo cáo bán hàng cuối ngày ( thống kê những sản phẩm đã bán, doanh thu, tiền thực thu, phí vận chuyển, thuế, tiền thu hộ cod,….) được tổng hộp cuối mỗi ngày.  Báo cáo bán hàng theo thời gian: cách một khoảng thời gian nhất định, có thể một tuần, một tháng, hay một quý, bạn nên tổng hợp lại những báo cáo ngày để dễ dàng theo dõi hơn. Báo cáo hàng bán chạy: phần này tổng hợp lại các mặt hàng có số lượng bán ra nhiều nhất trong một khoảng thời gian nhất định, giúp bạn kịp thời có kế hoạch nhập thêm đáp ứng nhu cầu của khách hàng, đồng thời hiểu rõ hơn về nhu cầu của người mua. Báo cáo trả hàng: tổng hợp các mặt hàng được khách hàng trả lại, giá trị là bao nhiêu, tiền xuất như thế nào. Báo cáo bán hàng theo nhân viên: đối với những cửa hàng có nhiều nhân viên với nhiều ca khác nhua, bạn có thể dễ dàng kiểm soát doanh thu của từng người, tránh tình trạng thất thoát hàng hóa, hoặc để có chính sách thưởng phạt, khích lệ phù hợp.

Báo cáo kho

Kể cả với những cửa hàng không có kho thì vẫn cần phải có thêm báo cáo này để quản lý hàng hóa, nó sẽ giúp bạn biết đã xuất nhập bao nhiêu mặt hàng, sản phẩm, sản phẩm nào tồn ít, sản phẩm nào còn tồn nhiều. Trong báo cáo kho có những mục sau bạn cần lưu ý là:

  • Báo cáo tồn kho: Thốn kê lại toàn bộ các mặt hàng vẫn chưa bán về cả số lượng và giá trị tồn kho.
  • Xuất nhập tồn: gồm tồn kho đâu kỳ, số lượng mặt hàng đã nhập và xuất trong kỳ của từng loại mặt hàng.
  • Báo cáo kiểm hàng: Chắc chẵn cứ cách mỗi khoảng thời gian bạn phải tiến hàng kiểm kê lại hàng hóa một lần, những mặt hàng hiện đang tồn. Báo cáo này cho bạn biết số lượng tồn thực tế và cần đưa ra điều chỉnh thế nào cho phù hợp.

Báo cáo tài chính

Đây chính phần báo cáo mà bất cứ chủ kinh doanh nào đều quan tâm, nhưng có thể làm đầy đủ với các mục hay không là lại một vấn đề khác. Báo cáo tài chính cho bạn biết luồng tiền thu chi tại shop, tiền mặt, tiền thẻ, thống kê lãi lỗ, công nợ phải trả nhà cung cấp, công nợ phải thu khách hàng. Ngoài 3 loại báp cáo quản lý cơ bản nhưng quan trọng nàu bạn nên lập một bảng báo cáo về khách hàng, trong đó sẽ bao gồm các thông tin các nhân của khách hàng ( tên, ngày tháng năm sinh, thông tin liên lạc, lịch sử mua hàng). Với bảng thông kê này sẽ cung cấp dữ liệu để bạn có thể phân loại đối tượng khác hàng thành các nhóm khác nhau ( khách hàng thân thiết, khách hàng vãng lai,…) để có các chính sách khuyến mãi, ưu đãi thu hút khách hàng cho phù hợp. Đồng thời theo dõi các khoản tiền mà họ còn ghi nợ, có hoạt động đòi tiền về.

Trên đây là một số loại báo cáo quản lý khách hàng mà các chủ kinh doanh cần nắm rõ để có thể quản lý được bao quát toàn bộ tình hình kinh doanh của cửa hàng mình Tuy nhiên, để thực hiện được hết các bảo cáo này, có thể phân chia rõ ràng, logic không hề đơn giản, nếu làm thủ công thì rất dễ mắc sai lầm ảnh hưởng đến quyết định kinh doanh.

ông hề đơn giản, nếu làm thủ công thì rất dễ mắc sai lầm ảnh hưởng đến quyết định kinh doanh.

Ví dụ khi sau khi bạn nhật các số liệu báo cáo bán hàng ngày hôm nay bạn sẽ phải cập nhật lại cả số liệu về tồn hàng trong kho, công nợ cùng lúc đó, có như vậy các loại báo cáo mới ăn khớp với nhau. Chính vì thế phần mềm quản lý bán hàng xuất hiện tích hợp nhiều tính năng báo cáo chi tiết, giúp bạn nhanh chóng, chính xác có được các kết quả báo cáo cụ thể đúng như yêu cầu.